Privacy policy

Artikel 1 Definities
In dit reglement wordt verstaan onder:
01 Wbp: de Wet bescherming persoonsgegevens (Staatsblad 2000, 302)
02 Cpb: het College bescherming persoonsgegevens, als bedoeld in artikel 51 van de wet
03 Circulair Training en Advies: Circulair Training en Advies B.V., dat voor o.a. Regionale Sociale Diensten reïntegratieproducten, scholingsprojecten, scholingsproducten en diensten aanbied, verricht c.q. verricht
04 persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
05 verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of elke andere vorm van ter beschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen, of vernietigen van gegevens;
06 bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen;
07 verantwoordelijke: de natuurlijke persoon of rechtspersoon dat alleen of tezamen met anderen het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt;
08 betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft, waar onder kandidaten en individuele cliënten;
09 bewerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen;
10 derde: ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de bewerker gemachtigd is om persoonsgegeven te verwerken;
11 ontvanger: degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt.

Artikel 2 Uitgangspunten en doelstelling van de gegevensverwerking
01 Circulair Training en Advies B.V. verricht werkzaamheden op het terrein van reïntegratie, opleiding en scholingen van ondermeer langdurig werklozen.
02 Voor een juiste en correcte uitvoering is het noodzakelijk een aantal persoonsgegevens te verwerken van alle betrokkenen die op basis van met Circulair Training en Advies B.V. gesloten overeenkomsten het betreffende (re-integratie)traject doorlopen.
03 De verwerking van persoonsgegevens bij Circulair Training en Advies B.V. alsmede de melding daarvan zal plaatsvinden overeenkomstig het bepaalde in de Wbp.
04 Door de Wbp in dit reglement te implementeren vindt de verwerking van persoonsgegevens door de Circulair Training en Advies B.V. op de meest optimale wijze plaats in overeenstemming met de Wbp.

Artikel 3 Categorieën van betrokkenen
01 Binnen Circulair Training en Advies B.V. worden de volgende categorieën betrokkenen onderscheiden:
02 personeel: huidig, toekomstig en oud personeel in dienst van Circulair Training en Advies B.V. of medewerkers die op basis van opdracht werkzaamheden namens Circulair Training en Advies B.V. uitvoeren;
03 kandidaten: natuurlijke personen, die op basis van een met Circulair Training en Advies B.V. gesloten overeenkomst een traject doorlopen (ter reïntegratie c.q. plaatsing) in een functie in diverse sectoren.

Artikel 4 Soorten van te verwerken persoonsgegevens
Er worden geen andere persoonsgegevens verwerkt dan:
01 naam, voornamen, voorletters, roepnaam, adres, postcode, woonplaats, telefoon, geboortedatum, geslacht, leefvorm, bank- of gironummer;
02 een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld in lid 1 van dit artikel;
03 nummer identiteitsbewijs, sofinummer;
04 naam, voorletters, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer van de ouders, voogden of verzorgers van minderjarige werknemers;
05 gegevens betreffende gevolgde en te volgen opleidingen, cursussen en stages, alsmede testgegevens;
06 gegevens betreffende de huidige en voorgaande functie(s), alsmede betreffende de aard, de inhoud en de beëindiging van het dienstverband;
07 gegevens die noodzakelijk zijn voor de administratie van de aanwezigheid van de betrokkenen op de plaats waar de arbeid wordt verricht en hun afwezigheid in verband met verlof, arbeidsduurverkorting, bevalling of ziekte, voor zover daarbij geen gegevens over de aard van de ziekte worden opgenomen;
08 gegevens die noodzakelijk zijn om de administratie van de betrokkenen succesvol te kunnen verwerken.
09 andere dan de hierboven bedoelde gegevens, waarvan opneming wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet- of regelgeving, waar onder medische gegevens.

Artikel 5 Bewaartermijn en vernietiging c.q. anonimisering van gegevens
01 De persoonsgegevens en financiële gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor zij werden verzameld. Zij worden in ieder geval uit het bestand verwijderd uiterlijk vijf jaren nadat het dienstverband of de werkzaamheden van de betrokkenen ten behoeve van de verantwoordelijke zijn beëindigd, c.q. de overeenkomst betreffende de kandidaten is beëindigd;
02 Indien de bewaartermijn van uiterlijk vijf jaar is verstreken worden de desbetreffende gegevens verwijderd en vernietigd, zulks binnen een termijn van een jaar.
03 Indien de desbetreffende gegevens zodanig zijn bewerkt, dat herleiding tot individuele personen redelijkerwijs onmogelijk is, kunnen zij in geanonimiseerde vorm bewaard blijven.

Artikel 6 Verzoek om vernietiging
01 De betrokkene heeft het recht te verzoeken om eerdere vernietiging van; tot zijn persoon herleidbare gegevens. In dit geval kan Circulair Training en Advies B.V. geen werkzaamheden voor de betrokkene meer uitvoeren / verwerken.
02 Daartoe dient deze een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in bij de verantwoordelijke.
03 Dit verzoek kan slechts worden geweigerd indien bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is;
04 Indien het verzoek wordt ingewilligd, worden de desbetreffende gegevens hetzij vernietigd, hetzij zodanig geanonimiseerd, dat herleiding redelijkerwijs onmogelijk is.
05 De verantwoordelijke deelt zijn beslissing schriftelijk aan de betrokkene mee.

Artikel 7 Categorieën van personen en instanties waaraan gegevens worden verstrekt
01 Binnen de organisatie van de verantwoordelijke worden uit het bestand slechts persoonsgegevens verstrekt aan personen die belast zijn met werkzaamheden ten aanzien van de betrokkene, de opleiding, de bedrijfsmedische zorg, de interne controle en de bedrijfsveiligheid, een en ander voorzover noodzakelijk voor de uitvoering van hun taak. Buiten de gevallen waarin dat wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift worden uit het bestand slechts en alleen die persoonsgegevens aan derden verstrekt voorzover betrokkene daarmee vooraf heeft ingestemd en verstrekking van die gegevens noodzakelijk is met het oog op:
a. een voor de betrokkene geldende arbeidsvoorwaarde;
b. de salarisadministratie;
c. de administratie betreffende aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van een dienstverband;
d. de opleiding;
e. de bedrijfsmedische organisatie;
f. het in handen van derden stellen van vorderingen.
02 Voorts kan informatie door of namens de verantwoordelijke worden verstrekt aan overheids- en semi-overheidsorganen in het kader van de aan hem opgedragen uitvoering van wetten en regelingen aan organisaties waarvan de activiteiten voortvloeien uit een wettelijke regeling. Tenslotte kan informatie door of namens de verantwoordelijke worden verstrekt aan andere gegevensaanvragers dan in de voorafgaande leden genoemde, echter uitsluitend na schriftelijke instemming daarmee door de betreffende betrokkene(n).
04 Indien persoonsgegevens zodanig zijn geanonimiseerd, dat zij niet direct tot individuele personen herleidbaar zijn, kan de verantwoordelijke beslissen deze te verstrekken ten behoeve van gemeenschappelijk onderzoek.

Artikel 8 Toegang tot de persoonsgegevens
01 De volgende personen hebben toegang tot de persoonsgegevens:
a. Verantwoordelijke: degene, die de zeggenschap heeft over de persoonspersoonsgegevens en verantwoordelijk is voor de naleving van de bepalingen van dit reglement, zijnde de directeur van Circulair Training en Advies B.V.;
b. Bewerker: degene die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de persoonsgegevens of een gedeelte daarvan en overig personeel in dienst van Circulair Training en Advies B.V. en/of degene die geautoriseerd is gegevens in de persoonpersoonsgegevens in te voeren en/of te muteren, dan wel van enigerlei uitvoer van de persoonpersoonsgegevens kennis te nemen;
c. Betrokkene: Iedere betrokkene heeft zonder kosten toegang tot zijn/haar eigen gegevens. Wil men deze gegevens inzien dan dient men hiertoe een schriftelijk verzoek in bij de verantwoordelijke.

Artikel 9 Geheimhouding
01 De verantwoordelijke en de bewerkers dienen geheimhouding te bewaren inzake alle informatie en persoonsgegevens waartoe zij op grond van hun activiteiten met de persoon toegang tot hebben.
02 Circulair Training en Advies B.V. draagt er zorg voor, dat de in het voorgaande lid vermelde geheimhoudingsverplichting wordt nageleefd door personen in dienst van Circulair Training en Advies B.V., die werkzaam zijn ten behoeve van Circulair Training en Advies B.V., alsmede door de bij de uitvoering van de werkzaamheden door Circulair Training en Advies B.V. ingeschakelde derden.
03 Betreffende personen dienen daartoe een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.

Artikel 10 Verzoek tot correctie c.q. aanvulling van persoonsgegevens
01 De betrokkene heeft het recht correctie te vragen van de van hem/haar vastgestelde gegevens, indien hij/zij van oordeel is dat de opgenomen gegevens onjuist of ten onrechte in de persoonsgegevens zijn opgenomen, dan wel
dat er gegevens ontbreken die wel in de persoonsgegevens hadden moeten zijn opgenomen. De procedure van de uitoefening van het correctierecht is als volgt:
a. Het indienen van het verzoek tot correctie geschiedt schriftelijk bij de verantwoordelijke onder overleggen van de vereiste bewijsstukken.
b. De verantwoordelijke onderzoekt de juistheid van de gegevens en zorgt voor verdere behandeling van het verzoek.
c. Als de verantwoordelijke tot het oordeel komt dat het verzoek
tot correctie terecht is, draagt hij er zorg voor dat de noodzakelijke verbetering, aanvulling of verwijdering zo spoedig mogelijk worden verricht, waarna hij de betrokkene omtrent de gecorrigeerde gegevens informeert.
d. Indien de verantwoordelijke van mening is dat er geen aanleiding bestaat de persoonsgegevens te corrigeren, deelt hij dit de verzoeker zo spoedig mogelijk mee.

Artikel 11 Klachten
01 Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of andere reden heeft tot klagen, dient hij zich schriftelijk te wenden tot de klachtenfunctionaris Circulair Training en Advies B.V..
02 De klacht zal worden behandeld conform het Klachtenreglement Circulair Training en Advies B.V..

Artikel 12 Overgangs- en slotbepalingen
01 Onverminderd eventuele wettelijke bepalingen is dit reglement van kracht gedurende de gehele periode waarin Circulair Training en Advies B.V. over persoonsgegevens beschikt.
02 In geval van overdracht of overgang van de persoonsgegevens naar een andere verantwoordelijke dient de betrokkene van dit feit in kennis te worden gesteld, opdat tegen overdracht of overgang van op hun persoon betrekking hebbende gegevens bezwaar kan worden gemaakt.
03 Dit reglement is bij de verantwoordelijk in te zien. Desgewenst kan tegen kostprijs een afschrift van dit reglement worden verkregen.

Artikel 13 Geldigheid reglement
01. Dit reglement is vastgesteld door de directie van Circulair Training en Advies B.V. en is voor onbepaalde tijd in werking getreden.
02. Wijzigingen van dit reglement behoeven de goedkeuring van de directie van Circulair Training en Advies B.V.