Klachtenregelement

Artikel 1 Begripsbepalingen
01. Circulair Training en Advies B.V.; dat als reïntegratiebedrijf voor o.a. Regionale Sociale Diensten reïntegratieproducten, scholingsprojecten, scholingsproducten en diensten aanbied, verricht c.q. verricht.
02. klacht; een bij de klager zelf ervaren en gemeld probleem ten aanzien van het handelen of nalaten Circulair Training en Advies B.V., gedragingen en/of uitlatingen jegens de klager van het eigen personeel van Circulair Training en Advies B.V. of van derden voor zover die derden in opdracht van Circulair Training en Advies B.V. werkzaamheden ten behoeve van cliënten van Circulair Training en Advies B.V. hebben verricht.
03. klager; degene die de klacht, waardoor deze naar zijn/haar oordeel rechtstreeks nadelig in zijn/haar belang lijkt te zijn getroffen, heeft ingediend
04. Betrokkene; de persoon, personen of afdeling waartegen de klacht is gericht
05. Gebeurtenis; gedragingen en/of uitlatingen waarop de klacht betrekking heeft
06. Contractant; de natuurlijke- of rechtspersoon met wie Circulair Training en Advies B.V. een duurovereenkomst heeft gesloten in het kader van reïntegratie van onder meer arbeidsgehandicapten en ontslagwerklozen
07. Klantenfunctionaris; degene, die door de directie van Circulair Training en Advies B.V. als zodanig is benoemd ter behandeling van de klacht

Artikel 2 Indienen van een klacht
01. Een klacht kan zowel mondeling als schriftelijk worden ingediend
02. De klacht dient te worden ingediend ten kantore van Circulair Training en Advies B.V. ter attentie van de klachtenfunctionaris
03. Iedere klacht wordt vertrouwelijk behandeld 

Artikel 3 Inhoud van een klacht
01. In de klacht dient te worden aangegeven:
1.01.1. naam, adres, woonplaats en telefoonnummer van de klager
1.01.2. de datum waarop de gebeurtenis waarover wordt geklaagd, plaatsvond
1.01.3. de naam van de betrokkene
1.01.4. welke gebeurtenis onderwerp is van de klacht
1.01.5. waarom de klacht wordt ingediend
1.01.6. ondertekening door de klager c.q. bij een mondelinge klacht een schriftelijke en ondertekende bevestiging van de ingediende klacht
02. De volgende klachten kunnen niet in behandeling worden genomen:
2.02.1. klachten die betrekking hebben op de uitslag van een training, op het resultaat van een onderzoek of test
2.02.2. anonieme klachten
2.02.3. klachten die betrekking hebben op een gebeurtenis die meer dan één jaar voorafgaand aan de indiening van de klacht heeft plaatsgevonden
2.02.4. klachten inhoudende een vordering van de uitkering, tot schadevergoeding en/of verzoeken om een uitspraak te doen inzake de vaststelling van financiële aansprakelijkheid

Artikel 4 Ontvangstbevestiging
01. Binnen twee weken na ontvangst van de klacht zal de klachtenfunctionaris een schriftelijke ontvangstbevestiging aan de klager toezenden, waarin is aangegeven:
1.01.1. de datum, waarop de klacht is ingediend
1.01.2. de datum waarop de gebeurtenis heeft plaatsgevonden
1.01.3. een korte omschrijving van de feiten waarop de klacht betrekking heeft

Artikel 5 Behandelingsprocedure
01. De behandeling van de klacht geschiedt door de klachtenfunctionaris, mits deze niet bij de gebeurtenis betrokken is geweest. Hij kan zich laten bijstaan door een secretaris
02. Indien de klachtenfunctionaris zelf bij de gebeurtenis betrokken is geweest, zal deze de behandeling niet ter hand nemen en de directie van Circulair Training en Advies B.V. verzoeken in zijn plaats een andere persoon voor de behandeling van deze klacht tot klachtenfunctionaris te benoemen
03. Binnen twee weken na ontvangst van de klacht zal een afschrift van de klacht worden gezonden of worden overhandigd aan de betrokkene en wordt deze in de gelegenheid gesteld binnen twee weken na ontvangst daarvan op de klacht te reageren
04. Binnen vier weken na ontvangst van de klacht zal worden besloten of de klacht gelet op het bepaalde in artikel 3.2 ontvankelijk is voor behandeling. Indien de klacht niet-ontvankelijk is voor behandeling, zal dat voor het verstrijken
van de vierwekelijkse termijn schriftelijk aan de klager worden meegedeeld
05. Indien de klacht ontvankelijk is voor behandeling, zal uiterlijk 6 weken na de indiening van de klacht de klachtenfunctionaris klager en betrokkene in de gelegenheid stellen om te worden gehoord. Zodra een van beiden daar gebruik van wenst te maken, zal er binnen 2 weken nadien een hoorzitting plaatsvinden
06. Van de hoorzitting zal een schriftelijk verslag worden opgesteld, dat zowel aan de klager als aan de betrokkene zal worden gezonden
07. De klachtenfunctionaris kan zo nodig een nader onderzoek naar de gebeurtenis instellen

Artikel 6 Uitspraak
01. Ongeacht of er samenwerking / overleg tussen beide partijen plaats vind , zal de uitspraak ten aanzien van de klacht plaatsvinden binnen 6 weken nadat de klacht is ingediend
02. Voor het verstrijken van deze termijn kan deze termijn worden verlengd, onderbouwd met een motivatie en zal er een indicatie worden gegeven hoeveel tijd hiervoor noodzakelijk wordt geacht. Van de verlenging wordt mededeling gedaan aan de klager en de betrokkene 
03. De uitspraak wordt op schrift gesteld en met redenen omkleed. De klacht kan gegrond dan wel ongegrond worden verklaard
04. In de uitspraak zullen de maatregelen worden vermeld, die genomen zullen worden naar aanleiding van de bevindingen van het onderzoek. Tevens zullen eventuele door de klachtenfunctionaris geformuleerde adviezen en aanbevelingen naar aanleiding van de bevindingen van het onderzoek in de uitspraak worden vermeld.
05. De uitspraak wordt binnen 7 dagen aan de klager en aan de betrokkene verzonden.
06. Er is de mogelijkheid om bij een der aandeelhouders van Circulair Training en Advies B.V.; een onafhankelijke derde een klacht over Circulair training en advies B.V. in te dienen. De  uitspraak van deze onafhankelijke derde zoals de Regionale Sociale Dienst te Gorinchem, danwel TNO Management Consultants te Apeldoorn zal bindend zijn voor Circulair training en advies B.V. 

Artikel 7 Registratie en rapportage
01. Van alle ingediende klachten zal per contractant een registratie worden bijgehouden met inbegrip van de aard van de ingediende klachten, de uitspraak en de naar aanleiding daarvan genomen maatregelen, waarbij tenminste wordt bijgehouden
1.01.1 De datum van binnenkomst
1.01.2 De datum van ontvangstbevestiging
1.01.3 De behandelaar van de klacht
1.01.4 De uitkomst van de afhandeling
1.01.5 De datum waarop de klacht is afgehandeld
02. De klacht is aantoonbaar afgehandeld of beschouwd als afgehandeld, Circulair B.V. zal de indiener van de klacht hierover schriftelijk informeren
03. Van alle klachten worden ten minste 80% binnen de afgesproken termijn afgehandeld.
02. Indien Circulair Training en Advies B.V. zulks met de contractant is overeengekomen zendt Circulair Training en Advies B.V. eens per kwartaal de registratie over het afgelopen kwartaal aan de betreffende contractant.
03. Iedere klacht wordt vijf jaar bewaard 

Artikel 8 Geldigheid reglement
01. Dit reglement is vastgesteld door de directie van Circulair Training en Advies B.V. en is voor onbepaalde tijd in werking getreden.
02. Wijzigingen van dit reglement behoeven de goedkeuring van de directie van Circulair Training en Advies B.V..